如何建立家庭档案系统

有组织的家庭档案系统

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项目概述
  • 工作时间: 2 - 12小时
  • 总时间: 2 - 12小时

管理重要文件和 整理杂乱的纸张 可能是一场斗争. 因此,建立一个实用的家庭档案系统是至关重要的,你将真正使用. 你的文件归档系统必须考虑到你所有不同类型的文件, 而且你必须把你不需要的文件处理掉,以提高存储的效率.

这个项目将帮助您与您的家庭文件系统的初始设置. 这些步骤很容易遵循, 虽然你花在这上面的时间会根据你需要整理和组织多少文书工作而有很大的不同. 但如果你一开始就努力, 你应该最终拥有一个无缝地为你工作的归档系统.

文件系统供应
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你需要什么

设备/工具

  • 回收站
  • 碎纸机
  • 标签机或书写器具

材料

  • 文件夹
  • 档案柜、文件箱或其他用于文件夹的存储空间
  • 防火箱或保险箱(选购)
  • 粘结剂(可选)
  • 收件箱托盘(可选)

指令

  1. 把所有的文件放在一个地方

    建立家庭档案系统的第一步是把你所有的文件集中在同一个地方, 你可以整理一下. 除了从明显的地方拿文件, 比如你的抽屉和文件柜, 对你家里的其他地方进行一次彻底的检查,确保所有东西都清点好了.

    检查文件可能堆积的常见地方,如厨房柜台或工作袋内. 把它们放在一个地方,这样你就有足够的空间展开. 整理地板上或大桌子上的文件是很有效的.

    整理归档系统中的文件
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  2. 把你的论文分成5个类别

    现在是时候整理你所有的文件了. 每个文档都可以分为以下五类:动作, 存档, 家庭, 回收, 和分解. 以下是这些类别的分类:

    • 行动: 这些是你需要采取行动,然后扔掉的文件. 不要把这些文件和家庭文件混为一谈. Household documents are filed permanently; action files are used once and then dis车ded. 例子包括邀请、停车罚单、预约提醒、家庭作业和账单.
    • 存档: 这个类别包括 你需要保留的文件 但每年不需要提及超过一两次. 例如纳税申报表, 医疗记录, 学习成绩, 的行为, 租赁, 保证, 和合同.
    • 家庭: 这些是你用来维持你的房子(和生活)运转的文件. 例子包括优惠券, 食谱, 用户手册, 今年的税收收据, 以及即将到来的旅行所需的文件.
    • 回收: 这些文件不属于上述任何一类,也不包含个人信息. 例如垃圾邮件、报纸、杂志、你不需要的旧作业和用过的信封.
    • 分解: 这一类包括不属于前三类但包含个人身份信息的文件. 例如信用卡优惠、旧银行对账单和账单.
    论文分为5类
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  3. 扔掉你不需要的文件

    既然你已经把你的文书工作分成了五类, 你可以把不需要的文件扔掉以腾出一些空间. 先把回收堆拿出来, 因为这应该很简单,只要你把它扔进回收箱就行了. 接下来,撕碎你要处理掉的敏感文件. 当你完成的时候,你应该只把你需要归档的文件放在你面前.

    分解的文书工作
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  4. 整理归档文件

    首先,处理成堆的文件. 这堆文件可以包括非常重要的文件,比如你的护照或社保卡. 所以最好把这些纸放在 防火箱或保险箱 保护他们.

    把你的档案堆分成子类别,以便更有效地组织, 比如学术, 车, 就业, 金融, 健康, 保险, 个人身份, 还有房地产文件. 为每个子类别使用一个有标签的文件夹. 然后,把这些文件夹放在安全的,防火的盒子里,或者其他你打算存放它们的地方.

    归档文件
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  5. 整理家庭档案

    现在是时候处理你的家庭文书工作了. 你可以把这些文件放在文件柜或其他方便的地方的文件夹里. 但是很多人更喜欢把他们的家庭文件放在有不同部分和口袋的活页夹里. 活页夹的主要好处是它不占用太多空间, 它可以被储存和移动到任何你需要的地方.

    例如, 你可以创建一个带有优惠券部分的活页夹, 抵用券, and gift 车ds; rewards and loyalty 车ds; receipts you're still referencing; and 用户手册 you occasionally need to check. 根据你的生活方式,将文书工作分成不同的类别.

    安排家庭文件
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  6. 设置动作文件

    最后,你将处理文书工作的行动类别. 因为这些文件涉及到一些需要解决的问题, 把它们放在户外,作为自己的视觉提醒,是很有帮助的, 而不是藏在文件柜里. 一个桌面收件箱托盘可以是一个很好的选择来存储行动文件, 但你也可以简单地把文件放在一个文件夹里,以便随时取用.

    你可以把你的行动文件分类, 比如账单, 需要回复的信件, 等. 然而,最简单的做法是把所有这些文件放在同一个文件夹里 制定例行公事 每周至少一次. 此时,您应该为每个项目采取适当的操作. 然后, 你应该回收或粉碎你用完的东西,把你需要保存的东西放进你的家庭或存档文件. 体育外围平台的目标是让你的动作文件尽可能的小.

    操作类文件
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